Nama Kelompok
1. Elia April
2. Herman
3. Muhammad Faruqi
4. Lutfi Zikri
4KB04
Pengertian Bussines Letter
Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.
Bagian Dari Surat Bisnis
Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. ada sejumlah bagian yang harus di cantumkan, namun ada bagian-bagian yang bersifat pilihan. bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua katagori, yaitu formal parts dan body. bagian pilihan disebut other partsPerhatikan skema berikut :
Formal parts
. Heading (letterhead) [Kop surat]
. Date [Tanggal]
. Inside address [Alamat yang dituju]
. Salutation [Salam pembuka]
. Complimentary close [Salam penutup]
. signature [Tanda tangan]
Body
. Opening [Pembukaan]
. Message [Pesan]
. Closing [Penutup]
Other parts
. Reference [Referensi]
. Subject heading [Pokok surat]
. Attention line [Garis bawah]
. Enclosure copies [Lampiran]
. Postscript [Salinan]
. Mailing instruction [Petunjuk pengiriman]
Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya, setiap surat bisnis memliki formal parts dan body. Tidak semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam.
. FORMAL PARTS
. Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.
. Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
. British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
. American style
September 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
. Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju.
. Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir
. Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely,
With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.
. BODY PARTS
. Opening atau Pembuka
Kalimat-kalimat pembuka biasanya merupakan pendahuluan dan sering sekali mengacu pada surat sebelumnya berkaitan dengan masalah yang sama. Dalam hal ini, referensi atau nomor surat penting sekali. Biasanya, kalimat pembuka dimulai dengan frasa seperti “thank you for your letter….”
. Message atau Pesan
Pesan berisi permasalahan sebenarnya atau inti surat.
. Closing atau Penutup
Sebagaimana pembuka, penutup sering kali berupa kalimat tunggal. Penutup dipakai untuk memantapkan kembali suasana yang penuh kesopanan. Penutup juga digunakan untuk menunjukan tindakan atau langkah yang ingin dilakukan oleh penulis di waktu mendatang.
Contoh : “Thank you very much for you orders and we are looking forward to serving you soon.”
. OTHERS ATAU BAGIAN-BAGIAN LAIN
. Reference atau referensi
Referensi di dalam surat berbahasa inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomer tertentu berdasarkan sistem arsip mereka.
. Date atau Tanggal
Tanggal adalah tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini biasanya diketik dua spasi di bawah kepala surat(atau referensi, jika ada). Terdapat beberapa cara penulisan tanggal, tetapi yang paling banyak dipakai adalah dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun, tanpa memumbuhkan tanda baca (Open punctuation). Secara tradisional, penulisan tanggal adalah sebagi berikut :March 8th, 1996 atau 8th March, 1996 atau 8 March 1996.
. Attention Line
Attention Line harus digunakan apabila surat ditunjukan kepada suatu perusahaan atau organisasi sebagai suatu kesatuan, tetapi anda menginginkan surat tersebut ditangani oleh seseorang (tertentu) di perusahaan itu. Attention Line harus digarisbawahi atai diketik dengan huruf besar.
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
. Subject Heading (Subject Line) atau Perihal atau Pokok Surat
Subject Heading merupakan frasa yang secara langsung memberitahukan kepada pembaca tentang isi surat. Subject Heading disisipkan sesudah salam pembuka, harus digarisbawahi atau diketik dengan huruf besar. Akan tetapi, Subject Headingini sering kali dihilangkan.
Perhatikan Contoh di bawah ini :
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
INVOICE NO.3456
. Enclose atau Lampiran dengan Copies atau Tembusan
Lampiran adalah dokumen yang menyertai suatu surat. Apabila lampiran ini diselipkan, pengirim perlu sekali memberitahukan kepada penerima dengan menuliskan ENC.,Enc., atau enc. di bawah ini tempat tanda tangan. Setelah singkatan Enc., biasanya kita temui tulisan “cc”. Hal ini menunjukan siapa yang telah dikirimi tembusan surat tersebut.
Contoh : Enc.
cc.President Director
. Postscript atau Informasi Tambahan
Postscript adalah informasi tambahan yang harus ditulis pada badan surat, tetapi karena sebab-sebab tertentu akhirnya tidak atau belum tertulis. Bagian ini biasanya dipakai pada surat-surat penjualan guna memikat dan memotivasi pembaca. Postscript ditulis di bagian bawah surat (atau sebelum petunjuk pengiriman pos, jika ada) dan diberi inisial “P.S”.
Contoh : P.S. We will grant you 40% cash discount before 25 november 2004.
. Mailing Instruction atau Penunjuk Pengiriman
Mailing Instruction (petunjuk pengiriman pos) digunakan untuk memberikan batas waktu atau informasi pasti kepada pembaca tentang pengiriman jawaban. Bagian ini ditulis pada bagian surat yang paling bawah.
Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik
Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa memahaminya.New Roman”,serif; text-align: justify;”>Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya denga point yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu.
Unsur penting yang lainnya adalah bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan bahkan jika itu adalah surat keluhan.
Jenis-jenis surat bisnis
1. Surat permintaan penawaran, keterangan daftar barang dan harga.2. Surat penawaran.
3. Surat pesanan atau surat permintaan pengiriman barang.
4. Surat tagihan.
5. Surat tanda bukti.
6. Surat daftar harga.
7. Surat jalan atau pemberitahuan pengiriman barang.
8. Surat klaim.
9. Surat pengantar.
10. Surat pemberitahuan.
11. Surat peringatan.
12. Surat pengakuan berhutang.
13. Surat keterangan.
14. Surat ucapan sélamar.
15. Surat ucapan terima kasih.
16. Surat belasungkawa.
17. Surat perjanjian (jual beli, sewa beli, kontrak, dan lain-lain).
18. Surat tanda retur.
19. Wesel.
20. Bilyet giro, chek.
21. Kwitansi.
22. Surat kas bon
23. Iklan.
24. Dan masih banyak surat-surat lainnya yang ada hubungannya dengan dunia bisnis.
Contoh Surat Bisnis
1. Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
Banda Aceh, 14 November 2014
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Personalia
PT. ABC
Jln. Melati No. 10a
Banda Aceh
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang saya dapatkan dari Media Internet tentang adanya lowongan kerja pada PT. ABC. Dengan ini saya bermaksud untuk melamar pekerjaan dan bergabung bersama perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Adapaun bagian pekerjaan yang saya maksudkan adalah Bagian Administrasi dengan Kode ADM di PT. ABC.
Berikut ini adalah data diri saya:
Nama :
Tempat/Tanggal Lahir :
Pendidikan Terakhir :
Alamat :
Telepon (Hp) :
Status :
Saat ini saya dalam keadaan sehat dan dapat berbahasa Inggris, serta mampu mengoperasikan komputer baik MS Office Word, Excell, Access dan beberapa software perkantoran lainnya.
Sebagai bahan pertimbangan, berikut saya lampirkan:
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto copy Ijazah S-I
3. Foto copy Transkrip Nilai
4. Foto Copy Sertifikat Kursus Komputer
5. Pas Photo Terbaru
Demikian surat lamaran ini saya perbuat dengan sebenar-benarnya dengan harapan terkabul hendaknya, atas perhatian dan pertimbangandari Bapak/Ibu saya ucapkan terimakasih.
Hormat Saya
(Nama Anda)
2. Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Usaha Perdagangan
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama :
Alamat :
No Telp :
Selanjutnya disebut Pihak Pertama
Nama :
Alamat :
No Telp :
Selanjutnya disebut Pihak Kedua
Untuk selanjutnya antara Pihak Pertama dan Pihak Kedua memiliki perjanjian kerjasama sebagaimana ketentuan sebagai berikut:
1. Pihak Pertama menitipkan barangnya pada Pihak Kedua dengan sistem konsinyasi. Pihak Kedua mendapat ( __ ) % dari omzet penjualan barang titipan pihak pertama.
2. Jumlah maksimal penitipan barang yang dilakukan Pihak Pertama kepada Pihak Kedua adalah ( ____) item untuk setiap desainnya.
3. Pendistribusian barang untuk area ( ______ ) dilakukan oleh Pihak Kedua.
4. Pihak Pertama akan membantu promosi Pihak Kedua, begitu juga sebaliknya.
5. Pihak Kedua melaporkan hasil penjualan kepada Pihak Pertama setiap bulannya, di awal bulan berikutnya disertai dengan penyerahan laba sebesar ( __ ) % dari omzet penjualan barang titipan Pihak Pertama kepada Pihak Kedua.
Demikianlah surat perjanjian kerjasama ini kami perbuat untuk menjadi ikatan di antara kami. Segala hal yang belum termuat dalam surat perjanjian ini, dibicarakan bersama antara Pihak Pertama dan Pihak Kedua untuk mencapai mufakat di kemudian hari dan otomatis menjadi addendum pada perjanjian ini.
Perjanjian ini kami perbuat secara penuh kesadaran dan tanpa paksaan dari manapun. Jika terjadi perselisihan dalam pelaksanaan perjanjian ini, maka kami sepakat untuk menyelesaikannya dengan cara kekeluargaan dan musyawarah, namun jika tidak terselesaikan juga, kami sepakat menyelesaikannya berdasarkan hukum yang berlaku.
Perjanjian ini disepakati pada Hari _______Tanggal __ Bulan _____Tahun _____ oleh:
Pihak Pertama Pihak Kedua
(--nama lengkap--) (--nama lengkap--)
Sumber:
http://www.contohsurat123.com/2014/11/contoh-surat-bisnis.html
http://www.collectionservice.info/article/7069100096/format-surat-bisnis-tugas-2-bahasa-inggris-softskill-/
http://erlinyulia123.blogspot.co.id/2016/10/tugas-bahasa-inggris-bisnis-1.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar